Workflow bearbeiten
Neben "Information" gibt es den Reiter "Bearbeiten". Dort wird der Workflow grafisch bearbeitet.
Links sehen Sie die Struktur des Workflows. Standardmäßig sind immer 2 Stati angelegt. Ein Startstatus "Erster Schritt" und ein Zielstatus "Workflow beenden".
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Rechts sehen Sie die Eigenschaften eines Status. Auch hier ist standardmäßig der "Erste Schritt" ausgewählt.
Wenn Sie Änderungen an einem anderen Schritt vornehmen wollen, müssen Sie diesen jeweils in der Struktur anklicken!
Klicken Sie jetzt auf "Neuen Status erstellen", um einen neuen Status zu erstellen. Der neue Status erscheint in der Struktur (grafische Workflowansicht).
Er steht noch in keiner Verbindung zu den restlichen Stati. Rechts bei Eigenschaften finden Sie folgende Reiter: "Eigenschaften", "Folgestadium", "Rechte" und "Eskalation".
Reiter Eigenschaften
| Name: | Hier tragen Sie den Namen für den neuen Status ein. |
| Beschreibung: | Geben Sie hier eine passende Beschriebung zum neuem Status ein. |
| Bilder: | Hier können Sie einen passenden Icon für ihren Status auswählen, dieser wird dann links in der Struktur über dem Namen des Status angezeigt. |
| E-Mail Benachrichtigung: |
Die Bearbeiter des Workflows werden standardmäßig per E-Mail informiert, dass sie einen neuen Workflow zubearbeiten haben. Wenn Sie den Haken unter Email-Benachrichtigung setzten bekommt der Bearbeiter KEINE Email. Er wird nur über seine Aufgabenliste darüber informiert. |
| Übernehmen: | Wenn Sie alle Änderungen am Status vorgenommen haben, klicken Sie auf Übernehmen. Nicht übernommene Änderungen gehen beim Verlassen des Status verloren. |
| Status löschen: |
Falls Sie den Status komplett löschen möchten, klicken Sie auf Status löschen. Der Start- und Zeilstatus kann nicht gelöscht werden, da der Workflow aus mindestens 2 Stati bestehen muss.
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| Neuen Status erstellen: | Klickenn Sie auf Neuen Status erstellen falls Sie einen weiteren Status erstellen möchten. Dieser erscheint ohne Verbindungen zu den anderen Stati.
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Bitte speichern Sie ihre Änderungen regelmäßig ab, in dem sie auf den 
Button klicken.
Reiter Folgestadium
Nun müssen die einzelnen Stati miteinander verbunden werden. Dazu wählt man einen Status durch das Klicken auf sein Statussymbol aus und wechselt auf den Reiter "Folgestadium".
| Folgestadium: |
Im Auswahlmenü werden alle bestehenden Stati aufgelistet. Wählen Sie aus dem Menü den Status der ihrem aktuellen Status folgen soll. (Hier heißt ihr ausgewählter Status "Prüfen", diesem würde der Status "Workflow beenden" und der Status "Bearbeiten" folgen). Sie können auch 2 Stati gleichzeitg auswählen mit Hilfe der <Strg> Taste.
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| Übernehmen: | Klicken Sie immer auf Übernehmen, damit ihr Folgestadium in der Struktur auch übernommen wird. |
Der Beispiel Workflow in der Struktur sieht nun folgendermaßen aus:
Reiter Rechte
Nun werden die Rechte für die einzelnen Stati festgelegt. Für dieses Beispiel gibt es einen Benutzer, der die Rechte auf den "Bearbeiten" Status hat. Er soll die Seite mit Inhalt füllen. Danach soll er die Seite im Workflow eine Status weiter schicken, nämlich auf "Prüfen". Dort hat er keine Rechte mehr, denn ein anderer Benutzer soll die Arbeit überprüfen. Dieser hat Rechte auf den "Prüfen" Status und kann den Workflow entweder in den "Bearbeiten" Status zurückschicken oder den Workflow beenden.
| Gruppen/Rollen:
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Tragen Sie in diese Felder die jeweilige Gruppe und Rolle ein, die zum Bearbeiten des Schrittes berechtigt sein soll. Um eine Gruppe / Rolle hinzuzufügen, klicken Sie auf den "+"-Button. Um eine Gruppe / Rolle zu entfernen, klicken Sie auf den "-"-Button. Wählt man als Gruppe "Alle" aus wird nur jeweils die Rolle ausgetauscht, die bisherige Gruppe bleibt aber erhalten. |
| Benutzer: |
Tragen Sie in diese Felder die jeweiligen Benutzer ein, die zum Bearbeiten des jeweiligen Schrittes berechtigt sein sollen. Um einen Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie auf den "+"-Button. Eine Mehrfachauswahl ist auch möglich. Dazu drücken Sie die <STRG> Taste und wählen die Benutzer aus. Um einen Benutzer zu entfernen, klicken Sie auf den "-"-Button. |
Werden hier keine Einstellungen vorgenommen, werden die Bearbeiten-Rechte der Originalseite verwendet.
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Im Beispiel Workflow hat der Benutzer "Bearbeiter" die Rechte für den Schritt "Bearbeiten", der Benutzer "Prüfer" die Rechte für den Schritt "Prüfen".
Wenn keine Gruppen/Rollen eingetragen werden, darf jeder Benutzer diesen Workflowschritt bearbeiten. Möchten Sie stattdessen einzelnen Benutzern die Rechte des jeweiligen Schrittes zuordnen, können Sie bei Gruppen/Rollen die höchste Gruppe eintragen (standardmäßig root/Administrator) und bei Benutzer dann die Benutzer, die den Schritt bearbeiten sollen.
Wichtig: Nachdem Sie einen Workflowschritt geändert haben, klicken Sie auf "Übernehmen" um die Änderungen wirksam zu machen.
Reiter Eskalation
| Aktiv: | Setzen Sie hier einen Haken wenn Sie festlegen wollen, ab welchem Zeitpunkt die Benutzer über den neuen Workflowschritt benachrichtigt werden sollen. |
| Maximale Dauer: |
Hier können Sie den Zeitpunkt angeben, ab wann der Benutzer über den neuen Workflowschritt informiert werden soll. Dieser kann von 30 Minuten bis 30 Tagen betragen.
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Um die maximale Dauer bis zur Benachrichtigung festlegen zu können, müssen Sie zuerst unter Verwaltung -> Konfiguration -> Globale Einstellungen -> Dienste, den Haken bei Workflow-Eskalation setzen. (Weitere Informationen zu Diensten finden Sie hier: Dienste).
Weiterführende(r) Workflow
Nur unter dem Status "Workflow beenden", der standardmäßig vorhanden ist, finden Sie eine weitere, nützliche Funktion.
Hier können Sie festlegen, ob Sie ein weiterführenden Workflow in anderen Sprachen wünschen. Sollten Sie einen Haken bei einer Sprache setzen, erhält die Sprachkopie der jeweiligen Seite, die den Workflow zugewiesen bekommt, auch den gleichen Workflow.